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黑龍江省《歸檔文件整理規則》實施細則
第一章 總 則
第一條 為規范歸檔文件的整理方法，加強檔案基礎業務建設，提高全省檔案工作標準化、規范化、信息化水平，更好地開發利用檔案信息資源，根據中華人民共和國行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），結合我省實際，制定本細則。
第二條 本細則適用于黑龍江省各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。
第二章 術語和定義
第三條 本細則所稱歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應當作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。
第四條 本細則所稱歸檔文件整理是指將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等），使之有序化的過程。
第五條 本細則所稱件是歸檔文件的整理單位。
第六條 本細則所稱檔號是在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現歸檔文件的類別和排列順序。
第三章 整理原則
第七條 本細則規定作為文書檔案保存的歸檔文件整理工作要符合“簡化整理、深化檢索”的原則。
第八條 歸檔文件收集應齊全完整，保管期限劃分應客觀準確。各立檔單位按照國家檔案局的相關要求，結合本單位職能和各部門工作實際，及時修訂完善本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報送同級檔案行政管理部門審查同意后執行。
第九條 歸檔文件整理應遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系。
第十條 歸檔文件整理應區分不同價值，便于保管和利用。
第十一條 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。
第十二條 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協調統一。
第四章 整理的一般要求
第十三條 組件（件的組織）
（一）件的構成
歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿為一件，法律法規等重要文件的歷次修改稿數量多的，可各為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；未裝訂、式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起為一件；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單與收文為一件，發文稿紙與正本、定稿為一件。
（二）件內文件排序
歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發文在前，被轉發文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。來文在前，復文依次排列在后。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發文稿紙和定稿在后。
第十四條 分類
（一）立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩定性。
（二）歸檔文件分類方案一般采用年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類。
1.按年度分類
將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發日期（即落款日期）為準。對于計劃、總結、預算、統計報表、表彰先進以及法規性文件等內容涉及不同年度的文件，統一按文件簽發日期（即落款日期）判定文件歸檔年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當幾份文件組為一件時，應以裝訂時排在最前面的文件落款時間為準，如正本與定稿為一件，以正本為準；轉發文與被轉發文為一件，以轉發文為準。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在備注項加以說明。
2.按機構(問題)分類
將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。同一全宗，機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內容所反映的問題對歸檔文件進行分類，一般可分為“黨群類”、“業務類”、“行政類”等，各類不得交叉。
3.按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。依據本單位制定的機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，對歸檔文件進行分類。
（三）規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取“年度—保管期限”的方法進行兩級分類。
第十五條 排列
（一）歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。
（二）同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。
（三）不同事由的歸檔文件，應按時間先后順序排列。
（四）會議文件、統計報表、簡報等成套性文件可集中排列。
（五）因故沒有按規定時間移交檔案部門的零散文件，應視不同情況進行處理。可以將零散文件排在所在年度相應類別的最后，或并入與關系密不可分的相關文件中裝訂成一件，并在備考表中加以說明。但在實際整理過程中應當避免。
第十六條 編號
（一）歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則。
（二）檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。
上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如黑龍江省××廳（全宗號J044）2017年度辦公室類（BGS）永久保管（Y）文書檔案（WS）第一件的檔號為“J044-WS·2017-Y-BGS-0001”。
其中納入國家綜合檔案館進館范圍的機關、團體企事業單位和其他社會組織的全宗號由國家綜合檔案館給定。未納入或暫未納入國家綜合檔案館進館范圍單位的全宗號可暫空。
（三）檔號編制要求：
1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數字或者字母與數字的結合標識，按照《檔號編制規則》（DA/T 13-1994）編制。全宗號原則上由數字組成，也可以采用字符+數字的方式編制，其中字符為全宗屬性代碼。如全宗號“J044”，即表示省檔案館館藏建國后省××廳全宗。
2.檔案門類代碼：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標識。其他門類檔案，比如照片、錄音、錄像等檔案，其門類代碼分別由相應的漢語拼音首字母標識，為“ZP”、“LY”、“LX”，進館單位在執行前需和同級檔案行政管理部門協商。
3.年度：年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如“2017”。檔案門類代碼與年度之間用間隔號“·”隔開。
4.保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標識。
5.機構（問題）代碼：機構（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或2位阿拉伯數字標識，如辦公室代碼“BGS”或“01”。如果一個單位機構代碼采用漢語拼音字母有重復的，可以采用2位漢語拼音字母+1位阿拉伯數字形式標識。歸檔文件未按照機構（問題）分類的，應省略機構（問題）代碼。
6.件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內的排列順序號，用4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。
（四）歸檔文件應在首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。文件首頁確無蓋章位置或重要文件需保持原貌的，應另附空白頁，填寫文件題名后在上端居中加蓋歸檔章。統計報表等橫式文件，在文件右側居中位置加蓋歸檔章。填寫歸檔章項目時應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如“紅色”印油、耐久性好的簽字筆等。電子文件可以由系統生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。
（五）歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項（見附錄A 圖A1）。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、機構（問題）按照“第十六條 檔號編制要求”編制，件號、頁數用阿拉伯數字標識（見附錄A 圖A2）。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構（問題）也可以用“辦公室”等規范化簡稱標識（見附錄A 圖A3）。
第十七條 編目
（一）歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。
（二）歸檔文件應逐件編目。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目。
1.序號：填寫歸檔文件順序號。序號用阿拉伯數字填寫。每冊歸檔文件目錄的序號應從“1”開始逐條編制。
2.檔號：檔號按照“第十六條 檔號的結構、檔號編制要求”編制。
3.文號：文件的發文字號。一般由機關代字、年度、發文順序號組成，填寫時應照實抄錄。文號中的年度用六角括號“〔〕”括入，不使用方括號“[]”或實心方括號“【】”。沒有文號的，不用標識。
4.責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。填寫責任者項時應使用全稱或通用簡稱。多機關聯合發文的，責任者最多著錄3個，被省略的責任者用“等”表示，責任者之間“；”號隔開，立檔單位是責任者的必須著錄，文號所代表的機關必須著錄。個人責任者著錄時應在姓名后著錄職務、職稱等，并加“（）”號。文件所屬個人責任者為多種職務時，只著錄與形成文件相應的職務。未署責任者的文件材料，盡量根據文件內容、形式等特征進行考證并著錄。
題名：文件標題。題名由責任者、事由、文種3個部分組成。文件只有一個題名的且能反映文件內容的（正題名），填寫時照實抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內容的，副題名無需抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有標題、標題不規范，或者標題不能反映文件主要內容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內容外加方括號“[ ]”，如“任免通知”公文的標題通常只標注一個人名，在包括多人的人事任免通知中，著錄時可在題名中著錄至少三人，并在第二三人名外加方括號“[ ]”，其余任免人員可在備注項中補全。正文與附件為一件時，編制題名不需要考慮附件標題情況。如果文件的附件獨立性較強的，或是正文標題不能反映附件內容時，附件標題可一并抄錄，附件標題外加方括號“[ ]”。附件單獨作為一件的，填寫題名時應在附件標題前抄錄正文標題，外加方括號“[ ]”。
6.日期：文件的形成時間（即落款時間），應以國際標準日期表示法標注年月日，如20170909。多份文件作為一件的，以第一份文件的時間為準。未注明時間的文件，編目時應根據文件內容加以考證并填寫，確實無法考證的，其日期可以以歸檔年度為文件年度，月、日用零補足，如20170000。
7.密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。文件明確保密期限的，應同時填寫保密期限。沒有密級的，不用標識。
8.頁數：每一件歸檔文件的頁面總數。文件中有圖文的頁面為一頁。
9.備注：注釋文件需說明的情況。
（三）歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置（見附錄B 圖B1）。
（四）歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面（見附錄B 圖B2）。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題），其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年度裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。
第五章 紙質歸檔文件的其他整理要求
第十八條 修整
（一）歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。
（二）歸檔文件已破損的，應按照《檔案修裱技術規范》（DA/T 25-2000）予以修復；字跡模糊或易退變的，應予復制，復制件附于原件后一并歸檔。
（三）歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
（四）對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。對于底圖，妥善存放，嚴禁折疊。
第十九條 裝訂
（一）歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整。縱向文件左側和底邊對齊，左側裝訂；橫向文件左側和上邊對齊，上邊裝訂。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。
（二）用于裝訂的材料，不能包含或產生可能損害歸檔文件的物質，如易銹蝕的金屬等。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
（三）應根據歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統一。
1.永久和30年保管期限的歸檔文件用采取質地優良的不銹鋼訂書釘或棉質白線裝訂。頁數較少的，使用不銹鋼訂書釘在文件的左側邊裝訂；文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。禁用不銹鋼夾或封套裝訂。
2.10年保管期限的歸檔文件可采用不銹鋼訂書釘、線裝或不銹鋼夾、封套裝訂。
3.采取訂書釘裝訂時，應當確保無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。采用“三孔一線”裝訂時，孔距歸檔文件左側邊15mm打孔，打孔位置應根據歸檔文件實際內容邊距做適當調整，以不壓字、不脫線為準。
第二十條 編頁
（一）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。
（二）頁碼應逐頁編制，宜使用黑色鉛筆分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
（三）文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。
第二十一條 裝盒
將歸檔文件目錄和歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。
（一）檔案盒
1.檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm、50mm等（見附錄C 圖C1）。
2.檔案盒應根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項（見附錄C 圖C2、圖C3）。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號，起件號填寫在上格，止件號填寫在下格；盒號即檔案盒排列的順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。在移交進館前，可暫用黑色鉛筆填寫盒號，在進館時檔案館再按進館要求調整盒號。
3.全宗號欄內按照同級檔案館給定的全宗號填寫，暫未給定的可空置；保管期限欄填寫以漢字全稱表示，如“永久”“30年”“10年”；機構（問題）欄填寫以漢字全稱表示；年度、起止件號、盒號等欄填寫以數字表示。
4.檔案盒應采用無酸紙制作。
（二）備考表
備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內歸檔文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄D）。
1.盒內歸檔文件情況說明：主要包括文件收集的齊全完整程度、該盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，以及需要在備考表內特殊說明的其他內容。
2.整理人：負責整理歸檔文件的人員簽名或簽章。
3.整理日期：歸檔文件整理完成日期。
4.檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員簽名或簽章。
5.檢查日期：歸檔文件檢查完畢的日期。
第二十二條 排架
（一）歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。
（二）歸檔文件按“年度—機構（問題）—保管期限”分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機構（問題）序列依次上架，便于實體管理。
（三）歸檔文件按“年度—保管期限—機構（問題）”分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。
第六章 歸檔電子文件的整理要求
第二十三條 歸檔電子文件的整理
（一）歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應符合本細則“第四章 整理的一般要求”的規定。
（二）歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894）、《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48-2009）、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA/T 38-2008）等標準執行。
（三）歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894）等標準要求的應用系統。
第七章 附 則
第二十四條 各市（地）檔案部門可根據本細則，結合本地實際情況制定相關規定。
第二十五條 本細則由黑龍江省檔案局負責解釋。
第二十六條 本細則自發布之日起施行。
附錄A
歸檔章式樣及示例
(規范性附錄)
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(全宗號)
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(年度)
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(件號)
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*（機構
或問題）
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(保管期限)
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(頁數)
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單位：mm 比例： 1∶1
注：標有“*”號的為選擇項，下同。
圖A1 歸檔章式樣
圖A2 歸檔章示例一
圖A3 歸檔章示例二
